Архивы в нашем понимании – места хранения пыльных и ненужных бумаг – мнение
Во всем мире архивы – ключевой инструмент в защите национальной безопасности, и нам необходимо идти к этому, заявил в интервью inbusiness.kz Борис Джапаров.
Каковы проблемы архивной отрасли Казахстана, чем важны архивы для страны и что будут помнить потомки о первых 30 годах независимости? Об этом и многом другом inbusiness.kz поговорил с Борисом Джапаровым, экс-главой архива президента Казахстана.
- Борис Аликенович, на протяжении пяти лет вы возглавляли архив президента РК и вышли оттуда на пенсию. Продолжаете ли вы следить за состоянием архивов в Казахстане?
Фото из личного архива Бориса Джапарова
- Несмотря на то, что я нахожусь на заслуженном отдыхе, я все ещё продолжаю заниматься научно-педагогической работой как учёный, доктор технических наук и профессор. Время от времени я, конечно же, интересуюсь происходящим в сфере архивов, так как в течение пяти лет занимался развитием этой отрасли.
После получения независимости и развала Советского Союза бывшие союзные республики столкнулись с экономическими трудностями, и наше правительство обратилось за помощью к Всемирному банку и Международному валютному фонду. Те предложили условия, по которым необходимо было резко сократить госрасходы.
Архивная отрасль одной из первых пострадала от этих сокращений. Люди, непосредственно связанные с разработкой новых бюджетных проектов, имели мало понимания о значимости архивной отрасли и рассматривали её с формальной точки зрения. Вероятно, они считали, что архивы – это просто места хранения пыльных и ненужных бумаг, которые можно безболезненно сократить. За 30 лет уровень понимания практически не изменился.
На сегодняшний день статус уполномоченного органа по архивной отрасли в Казахстане находится на уровне комитета по архивному делу в составе министерства культуры и спорта. С таким же успехом их можно было бы отдать министерству здравоохранения или любому другому. Это непонимание значения роли архивов в управлении государством. В то время как в России указом в 2016 году архив перенесен из подчинения минкультуры в Федеральное архивное агентство при президенте. Если бы это не было так важно, другие государства не занимались бы этим. Все развитые государства, начиная от Соединенных Штатов, Китая и Южной Кореи, относятся к своим архивам с уважением и серьёзностью.
- По официальным данным, в архиве президента находится порядка 850 тысяч дел, оцифрована одна четверть. Расскажите для обывателей – это много или мало, учитывая, что архив был открыт в 1994 году?
- Архив президента предназначен для хранения до 1 миллиона дел, где каждое дело содержит от 200 до 250 страниц. После посещения президентом Нурсултаном Назарбаевым Южной Кореи, где он увидел один из лучших в мире архивов с передовыми технологиями, меня, как специалиста по информационным технологиям, пригласили в архив. До этого не было понимания необходимости создания цифрового архива. В 2013 году я стал частью команды, занимающейся архивом, и с 2014 года мы начали активно заниматься оцифровкой документов.
Отвечая на ваш вопрос: 20% оцифрованных документов архивов президента — это, можно считать, много, учитывая проведенный анализ и отбор документов по важности и значимости. Однако остается ещё много работы, поскольку архивные документы были разделены на категории, и только документы первой категории были полностью оцифрованы.
Ранее в стране отсутствовал опыт цифровизации и программного обеспечения. Все действия в этой области приходилось выполнять впервые. Главной проблемой было отсутствие выделенных средств на отдельный проект по цифровизации и переводу бумажных документов в электронный формат. Мы вынуждены были проводить эти работы в рамках имеющегося бюджета, привлекая все доступные ресурсы нашего штата. Возникла необходимость получения многофункциональных и мощных сканеров, и мы смогли обеспечить их наличие, предоставляя архивные услуги отдельным организациям и странам. Они в качестве оплаты предоставляли нам эти устройства. Со временем, по мере развития проекта, начались выделения дополнительных средств, и сейчас, я считаю, архив президента оснащен достаточно полно.
- Если говорить о реорганизации министерств, это правда, что вся их документация уничтожается и никакие документы не сохраняются?
- Нет, такого не бывает. Любой архив имеет свои источники комплектования. Например, основным источником комплектования национального архива является правительство, министерства и ведомства. Единичные ошибки могут возникать в ряде предприятий, как частных, так и государственных. Однако это обычно связано с незнанием требований или их несоблюдением руководством этих предприятий. Нередко люди обращаются в архивы, когда выходят на пенсию, и им не удается собрать документы, подтверждающие их стаж работы. Возникает подобная проблема, когда предприятие, на котором они работали, никогда не передавало документы в архив и никто не следил за их хранением.
- Что касается общей базы архивов по всей стране – есть ли централизованная система и программное обеспечение?
- Была попытка создать единый электронный архив для всех государственных и ведомственных архивов. На реализацию проекта было выделено значительное финансирование в размере 1,6 млрд тенге, что к тому времени составляло около 5 млн долларов. Основная цель проекта заключалась в установке единого программного обеспечения во всех госархивах. Однако результаты оказались непригодными для использования. Продукт, разработанный победившей компанией, не отвечал требованиям и не удовлетворял потребностям архивных учреждений. Это привело к значительным расходам средств и времени на реализацию неудачного проекта.
К сожалению, единый электронный архив так и не был успешно создан, и государственные и ведомственные архивы до сих пор продолжают работать на разных программных платформах. Это проблематично для обмена информацией и взаимодействия между архивами, а также затрудняет эффективное управление и доступ к архивным материалам.
Сегодня пытаются как-то закрыть расходы на данное программное обеспечение. Кроме того, ежегодно выделялись средства для завершения внедрения программы, но, вопреки ожиданиям, это так и не произошло. В настоящее время продолжается настойчивая подача данного обеспечения областным госархивам, но многие жалуются, что не видят от этого особой пользы. Те, кто занимался этим процессом со стороны фирмы-разработчика, уже ушли, а новые программисты говорят, что они ни при чем. Также уже не на должностях те, кто подписывал соглашения со стороны государства. Все это контролировалось через департамент архивного дела МКС.
Мало того, что данная программа оказалась провальной, в 2020 году МКС инициировало новый проект – оцифровку архивных фондов в 12 городах. На эту цель планировалось выделить 250 млн долларов в течение нескольких лет. Однако ещё на стадии объявления было зафиксировано множество нарушений. МКС доверило их подписание специалистам, которые без должной проверки и ознакомления со всеми нюансами проекта позволяли бы вывозить архивные документы из территории архива для оцифровки в компанию, выигравшей тендер. Согласно законодательству, документы не должны выходить за пределы архива, поэтому такие действия можно считать явным нарушением законности.
Я произвел простые математические расчеты. Если разделить 250 млн на 12, каждый город получил бы 20 млн долларов только на оцифровку архивного фонда. С помощью этих средств каждый город смог бы построить современный миллионный архив, полностью оборудовать его и оцифровать архивы, и ещё осталась бы сдача. Нам пришлось приложить огромные усилия, чтобы остановить этот проект. В качестве члена общественного совета Алматы, где было затронуто три архива, после вмешательства администрации президента проект был приостановлен. Это была просто коррупционная схема для вывода денег из бюджета.
- Достаточно ли у архивов помещений?
- За годы независимости были построены всего три здания архива — национальный архив в Астане, городской архив в Алматы и архив в Кызылорде, когда акимом был Крымбек Кушербаев. В других городах были осуществлены небольшие пристройки к существующим архивам, но большинство мест не претерпело никаких изменений. В течение моей работы в архиве президента я регулярно выезжал в области и видел, что многие архивы уже не могли принять новые документы. Мы надеялись, что превращение департамента МКС в комитет принесёт положительные изменения, поскольку комитет должен иметь больше полномочий, однако, до сих пор никаких изменений не произошло.
- По вашему мнению, должен ли архив зарабатывать?
- Конечно, архивы по всему миру имеют свои источники дохода, и это нормально. В настоящее время зарплата архивистов является одной из самых низких в стране. Только два-три года назад появилась возможность предоставлять платные услуги, хотя и не всем. Учитывая невысокие зарплаты и безумный рост цен, в архивы приходят люди, которые преданы своей работе и готовы работать, но их желание должно получить поддержку со стороны правительства. Однажды я обратился в военный архив Великобритании и за одну фотографию заплатил 40 фунтов стерлингов, что в нашей валюте составляет 65 тысяч тенге. Почему бы нашим архивам не зарабатывать так же?
Конечно, архив президента полностью финансируется с помощью бюджетных средств, поэтому им запрещено оказывать платные услуги. Я считаю, что такая политика не совсем справедлива. Если бы бесплатные услуги были доступны только для граждан Казахстана, которые уплачивают налоги, а затем эти налоги направляются на содержание архива президента, то это было бы более справедливым подходом. Однако в архив поступает много иностранных посетителей, которым предоставляются услуги бесплатно наравне с гражданами Казахстана. В других странах, включая близлежащую Россию, услуги для нерезидентов платные.
Например, когда я был в Беларуси, я заметил, что архивы там принесли значительные доходы. Около трети заработной платы приходилось на оплату услуг архивов. Я считаю, что и наших архивистов тоже следует поощрять, ведь они трудятся очень дисциплинированно. Только квалифицированные специалисты работают в архивах, и случайные люди там не задерживаются. Поэтому важно поддерживать этих специалистов.
- На каких языках в основном сохранены архивные документы?
- История архива президента началась в 1918 году, и в течение периода с 1929 по 1941 год были документы на казахском языке, написанные арабским алфавитом. Сегодня в архиве президента хранится значительное количество документов на арабском языке. Однако возникает трудность в доступе к этим документам, так как многие не могут их прочитать. В прошлом мне приходилось организовывать курсы изучения арабского языка для сотрудников архива. Во время войны многие наши предки писали письма на арабской письменности, поскольку они изучали её в школе, наряду с кириллицей. Однако сегодня огромная часть истории, записанная на арабском алфавите, остается недоступной для наших граждан.
- Какой вклад архивы вносят в жизнь страны?
- Жизнь включает в себя не только настоящее и будущее, но и прошлое, которое необходимо помнить и извлекать из него уроки, чтобы избегать повторения прошлых ошибок и заблуждений. Человеческая память является архивом, где сохраняются воспоминания. А архив – это память, перенесенная на носители. Поэтому архивы оказываются очень важными в вопросах межгосударственных отношений и внутреннего управления. Установление границ между государствами и разрешение граничных споров может быть доказано только с помощью архивных документов. Принятие решений по использованию объектов на территории Казахстана, таких как полигоны, должно основываться на соответствующих документах, которые определяют условия и продолжительность использования. Бауыржан Момышулы говорил, что Всевышний следит за тем, что происходит на небесах, а архивы – это то, что контролирует происходящее на земле.